Qu'entend-on par le fait de bien gérer son temps au travail ? Pourquoi est-ce un sujet important ? Quels sont les freins et les challenges liés au management de son temps dans sa vie professionnelle ? Y a-t-il des méthodes particulières et des modèles à suivre pour mieux s'organiser ? Comment les appliquer au quotidien ? Dans cet article nous allons vous faire découvrir ou revoir les différentes manières d’utiliser votre ressource la plus précieuse : votre temps.
Manager son temps, ça veut dire quoi ?
Manager son temps c'est l’utiliser au mieux, savoir chaque jour gérer, organiser, contrôler l’ensemble de ses réflexions, actions et intentions à la fois professionnelles et personnelles. Développer l’autodiscipline ou encore harmoniser ses objectifs avec les activités de la vie.
« Milieu indéfini où paraissent se dérouler irréversiblement les existences dans leurs changements, les évènements et les phénomènes dans leurs successions ».
Pourquoi est-il important de bien gérer son temps au travail ?
Gérer son temps permet :
- D’avoir des objectifs clairs à long et moyen terme ;
- De prendre du recul ;
- De se sentir organisé·e ;
- D’avoir plus de temps pour la famille, les loisirs, les amis, les projets ;
- D’être moins sujet·te au stress et à la fatigue…
Quels sont les challenges associés au management de son temps au travail ?
Arriver à optimiser son temps au travail ne se fait pas sans difficulté comme par exemple :
- Travailler sous l’influence de ses émotions ;
- Agir en mode « pompier » ;
- Perdre de vue ses priorités ;
- Vouloir trop en faire ;
- Remettre au lendemain ;
- Gérer des activités fragmentées…
Quels sont les freins liés à la gestion du temps dans sa vie professionnelle ?
Les principaux freins que l’on rencontre sont divers comme par exemple :
- Le volume croissant des données à traiter ;
- Le rythme du changement qui s’accélère ;
- L’implication des autres et la délégation ;
- Une utilisation inadaptée des outils ;
- Les jeux d’influence ;
- Un manque de compétences sur un sujet donné…
Comment faire pour bien gérer son temps au travail ?
Mais ne vous découragez pas, tous ces freins ont leurs solutions, pas toujours évidentes à mettre en pratique.
Voici le chemin à suivre :
- Faire simple et aller à l’essentiel ;
- Avoir un plan ;
- Tirer profit de sa propre relation au temps (faire les choses les unes à la suite des autres ou plusieurs choses en même temps) ;
- Se garder des moments pour penser à demain et innover ;
- Mettre son énergie là où l’on aura le meilleur retour… et enfin…
- Apprendre de ses erreurs.
3 modèles de gestion de temps à appliquer au travail
Parmi tous les modèles existants, il y en a 3 qui sont particulièrement utiles pour gérer votre temps.
1. Celui d’Eisenhower permettant de classer vos priorités en distinguant deux concepts clés : l’urgence et l’importance. Les tâches urgentes et importantes étant bien évidemment prioritaires sur tout le reste. Les tâches uniquement importantes doivent être automatisées au maximum alors que les tâches urgentes doivent simplement être faites rapidement.
2. Le second modèle est celui de Peter Drucker. Un modèle basé sur la capacité à optimiser l’efficacité et l’efficience. C’est la capacité à se concentrer sur les bons sujets ou les bonnes priorités (l’efficacité) et à bien les travailler en s’assurant du meilleur retour possible sur l’effort fourni (l’efficience).
3. Le troisième modèle est la loi de Pareto ou la règle des 20/80 qui consiste à se concentrer sur les 20 % d’activités qui vous apporteront 80 % de la performance.
9 actions à mettre en place dès maintenant pour mieux gérer son temps au travail
Nous sommes donc navrés de vous rappeler que même après cette lecture, vous ne pourrez arrêter le temps ni revenir en arrière. En revanche vous pourrez manager vos priorités dans le temps et appliquer rapidement les quelques conseils qui vont suivre pour utiliser au mieux votre temps :
- Rédiger une liste « à faire » journalière ou « todo list » ;
- Réduire le nombre et la fréquence des activités en les simplifiant, les regroupant ou les éliminant ;
- Compartimenter les activités et minimiser les interruptions ;
- Analyser son activité et prendre comme modèle quelqu’un qui sait très bien manager son temps ;
- Développer sa « feuille de route » et la réaliser ;
- Décider avec 2/3 des données et privilégier les petites décisions ;
- Déléguer et suivre l’exécution ;
- Développer intelligemment le multi-tâches ;
- Allouer vos activités dans le temps en fonction de votre énergie de votre concentration sur vos priorités.
Comment savoir si l'on gère bien son temps au travail ?
Si vous ne savez pas vraiment où vous vous situez en termes de time management, nous vous proposons d'évaluer votre gestion de temps au travail grâce au quizz temps.
Faire le quizz temps
Répondez le plus rapidement possible par oui ou par non aux questions suivantes et notez la case correspondante.
- Avez-vous le sentiment de ne pas courir après le temps ?
o OUI o NON
- Avez-vous l’initiative de votre activité et injectez-vous de nouvelles actions dans votre quotidien ?
o OUI o NON
- Vos priorités sont-elles clairement définies ? Vous concentrez-vous chaque jour sur l’exécution de vos priorités ?
o OUI o NON
- Vous laissez-vous des plages de temps libre ?
o OUI o NON
- Minimisez-vous les interruptions ?
o OUI o NON
- Menez-vous des activités qui sont en général liées à votre rôle ?
o OUI o NON
- Gardez-vous une forme d’équilibre vie professionnelle – vie personnelle ?
o OUI o NON
- Vos proches considèrent-ils que vous gérez bien votre travail ?
o OUI o NON
- Automatisez-vous les activités qui sont répétitives ?
o OUI o NON
- Planifiez-vous vos journées ?
o OUI o NON
- Savez-vous réorganiser vos journées pour plus d’efficacité ?
o OUI o NON
- Visez-vous l’efficacité de vos actions (l’attente de résultats) ?
o OUI o NON
- Visez-vous l’efficience de vos actions (l’optimisation de la façon de les mener) ?
o OUI o NON
- Concentre-vous votre énergie sur les actions à forte valeur ajoutée (ratio retour/effort) ?
o OUI o NON
- Etes-vous un « low maintenance » (vous mobilisez peu des ressources et vous avez besoin de peu de soutien pour travailler) ?
o OUI o NON
- Arrivez-vous à ne pas vous laisser parasiter par votre stress dans vos actions ?
o OUI o NON
- Arrivez-vous à garder votre concentration et ne pas vous laisser parasiter par différents sujets ?
o OUI o NON
- Déléguez-vous ce que vous pouvez ?
o OUI o NON
- Vous laissez-vous du temps pour gérer l’imprévu ?
o OUI o NON
- Organisez-vous vos actions en fonction de votre énergie dans la journée ?
o OUI o NON
- Etes-vous responsable dans vos engagements et tenez-vous vos promesses ?
o OUI o NON
- Evitez-vous de faire plusieurs choses en même temps qui se télescopent (téléphoner pendant un entretien par exemple) ?
o OUI o NON
- Faites-vous plusieurs choses en même temps qui ne se télescopent pas (manger pendant une réunion de travail par exemple) ?
o OUI o NON
- Travaillez-vous sur le volume d’effort à apporter sur les activités qui génèrent de la valeur ?
o OUI o NON
- Etes-vous capable de réorganiser votre activité pour garder l’initiative ?
o OUI o NON
- Adoptez-vous les bonnes idées des autres pour optimiser votre temps ?
o OUI o NON
- Faites-vous bien la différence entre l’activité et l’efficacité ?
o OUI o NON
- Travaillez-vous sur l’amélioration de l’utilisation de votre temps ?
o OUI o NON
- Savez-vous dire non quand vous recevez une demande qui va à l’encontre de vos priorités ou qui vous empêche de tenir vos engagements.
o OUI o NON
- Savez-vous faire la différence entre ce qui serait bien de faire et ce qui est essentiel de faire ?
o OUI o NON
- Les autres vous demandent-ils des conseils sur la façon de gérer votre temps ?
o OUI o NON
- Les autres disent-ils qu’ils peuvent compter sur vous ?
o OUI o NON
- Arrivez-vous toujours à concilier le réalisme et le challenge ?
o OUI o NON
- Prenez-vous chaque jour un moment pour réfléchir à l’organisation de votre activité professionnelle ?
o OUI o NON
- Etes-vous très organisé afin de ne pas perdre de temps à rechercher des documents ?
o OUI o NON
- Utilisez-vous des outils de productivité ?
o OUI o NON
- Développez-vous la discipline de ne toucher un sujet – document qu’une fois ?
o OUI o NON
Résultats du quizz temps
Comptez votre nombre de OUI. Puis référencez-vous au passage vous concernant.
- Si vous avez plus de 30 OUI : Vous être très bien organisé. Vous gérez remarquablement votre temps, ce qui vous permet de négocier au mieux vos tâches, que ce soit sur le long terme ou le court terme. Continuez ainsi.
- Si vous avez entre 25 et 30 OUI : Vous êtes sur la bonne voie. Il s’agit maintenant d’optimiser encore son temps afin d’améliorer ces petits détails qui font la différence et qui peuvent vous permettre d’apporter encore plus de valeur ajoutée à l’entreprise.
- Si vous avez entre 15 et 25 OUI : Vous vous sentez peut-être dépassé pas les événements. Vous avez l’impression que vous ne pouvez pas faire moins que ce que vous faites déjà et votre vie personnelle en souffre. Essayez de réorganiser vos tâches. Concentrez-vous sur l’essentiel. Faites-vous aider des autres. Fixez-vous un emploi du temps précis et respectez-le. En vous imposant une certaine rigueur, vous progresserez.
- Si vous avez moins de 15 OUI : Prenez les choses en main. Notez ce que vous faites et définissez vos priorités : choisissez ce que vous allez arrêter de faire et concentrez votre énergie sur « faire les bonnes choses ». Développez une discipline dans votre activité.
Parfois il arrive qu'un projet n'ait pas été correctement priorisé, découvrez les bonnes pratiques pour réagir lorsqu'on a l'impression de ne pas s'en sortir à temps.
« On peut tuer le temps ou soi même, cela revient au même » Elsa Triolet
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