Manager une surcharge de travail

Cela fait plusieurs semaines que vous êtes sous l’eau et dans le rouge dans la conduite de vos projets. Vous recherchez les moyens de reprendre l’initiative car vous voyez des risques business et personnels.

Communiquer le message

  • Développer l’attention sur le volume de travail et les risques associés pour le business, le département, l’équipe, les personnes

  • S’inscrire dans une dynamique de résolution de problème

  • Demander de l’aide : « j’aimerais avoir vos conseils pour… »

  • Chercher à montrer que l’on anticipe et prévient des risques possibles / probables

  • Etre capable d’illustrer avec des cas précis

  • Rester factuel

 

Obtenir le soutien

  • Impliquer calmement son boss pour organiser / choisir les priorités afin qu’il vous aide

  • Aider des collègues confrontés à des situations identiques

  • Spécifier sa volonté de faire en y intégrant et en partageant des suggestions d’arbitrage

  • Discuter des niveaux des risques

  • Se montrer agressivement patient, se concentrer sur les situations, pas les personnes

 

Apprendre comme un enfant et agir comme un système

  • S’écouter pour connaître ses limites

  • Equilibrer ses capacités et sa surcharge

  • Ecouter sa conversation interne « ce qui me dérange c’est… »

  • Comprendre à quelle altitude on manage/ doit manager ses projets

  • Anticiper les/des solutions/options

 

Construire sa base de connaissances

  • Connaître le temps que ‘l’on utilise à passer d’un projet à l’autre (et « courir » entre les projets)

  • Comprendre si le mode de surcharge est permanent et quelle est son intensité

  • Comprendre l’impact du multitâches sur soi, sur l’équipe, sur l’entreprise

  • Observer et quantifier les délais, retards, crises, conflits, impatiences.

  • Considérer le rythme et l’intensité de l’activité

  • Construire des pistes d’initiatives

 

Obtenir des résultats

  • Prévenir ses propres comportements contreproductifs

  • Réguler ses émotions

  • Lister ce que l’on a à faire

  • Appliquer la règle des 25/25 : réduire de 25 le nombre de projets pour se concentrer sur les essentiels et pour chaque projet retenu, réduire les étapes de l’exécution de 25%

  • Mettre en place un pilotage de projets avec des rôles et responsabilités clairement définis

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